Vantaan täydentävän toimeentulotuen yksikkö – prosessi sujuvaksi yhdessä

Toimeentulotuen perusosan käsittely ja maksatus siirtyi valtakunnan tasolla kunnilta Kelalle vuoden 2017 alussa. Uudistuksessa kuntien tehtäväksi jäi toimeentulotuen täydentävän sekä ehkäisevän osan käsittely ja maksatus. Tehtävien siirron ja muuttumisen seurauksena Vantaa organisoi toimintaansa uudella tavalla henkilösiirroin sekä tehtävämuutoksin.

Vantaalla havaittiin keväällä 2017 tarve arvioida ja kehittää yksikön toimintaa, selvittää yksikön työprosessien kehittämiskohdat, luoda suunnitelma uuden tehtävän edellyttämien prosessien kehittämiselle sekä parantaa toiminnan tehokkuutta. Seure lähti mukaan Vantaan täydentävän toimeentulotuen yksikön kumppaniksi ratkaisemaan haastetta. Tavoitteena oli selvittää ja kuvata nykytila ja tavoitetila sekä luoda selkeät toimenpide-ehdotukset aikatauluineen, joilla tavoitetila saavutetaan.

”Esimiehinä meillä oli ollut prosessin toimivuudesta toki mielikuva, mutta kun prosessi esitettiin tarkasti mitattuna ja kuvattuna, pystyimme näkemään, missä kohdissa toimintaa tulee tehostaa.”

Työ aloitettiin huhti–toukokuussa 2017 Seuren kattavalla prosessien nykytilan selvityksellä, jota tehtiin mm. haastatteluilla, työnteon seurannalla ja havainnoinnilla sekä hakemustenkäsittelyn data-analyysillä. Prosessit kuvattiin kattavasti työpajoissa, joihin osallistettiin paitsi esimiehiä myös laajasti prosessien eri vaiheissa työskenteleviä työntekijöitä.

”Projektissa oli erityisen hyvää Seuren esiin nostama prosessin heikoin kohta sekä työpaja-työskentely prosessin sujuvuuden parantamiseksi – erityisesti tuon heikoimman kohdan vahvistamisessa.”

Työ prosessien kehittämisen parissa koetaan työyhteisössä usein lisätyönä sekä abstraktina asiana. Projektiin osallistuneet esimiehet kokivat yhteistyön Seuren kanssa kuitenkin hyvin konkreettisena ja esimiestyötä tukevana. Seuren kanssa työskentelystä sanottiin muun muassa seuraavaa:

  • ”Projektin mitoitus oli hyvä: suunnitelma, työpajat, yhteydenotot, loppuyhteenveto työntekijöille”
  • ”Työssä keskityttiin konkretiaan: työprosessi, työvälineet, ohjeet.”
  • ”Useimmat ehdotukset olivat helposti hyödynnettävissä ja ne oli perusteltu hyvin.”
  • ”Koin saavani myös esimiehenä tukea muutoksille.”
  • ”Yhteistyö oli erittäin ammatillista ja myös miellyttävää.”