Rekisteriseloste, asiakkaat

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste
Laatimispvm: 23.8.2005
Viimeisin päivitys: 21.6.2017

1. Rekisterinpitäjä

Seure Henkilöstöpalvelut Oy
Y-tunnus: 0800415-3
Käyntiosoite: Käenkuja 1 B,  00500 Helsinki
Postiosoite: PL 650, 00099 Helsingin kaupunki
Puhelin: 09 310 8810

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Johanna Tirri, asiakkuusjohtaja
Sähköposti: johanna.tirri(at)seure.fi
Puhelin: 09 310 64532

 3. Rekisterin nimi

Seuren asiakasrekisteri.
Tietoja ylläpidetään seuraavissa järjestelmissä: Populus, Contactor, Keikkanetti ja Seuren intranet.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Asiakastietoa ja asiakkaan yhteyshenkilöiden henkilötietoja käytetään ja hyödynnetään asiakassuhteen luomiseen, hoitamiseen, kehittämiseen ja analysointiin, asiakasviestintään, markkinoinnin suunnitteluun ja kohdentamiseen, asiakaspalvelun kehittämiseen sekä liiketoiminnan suunnitteluun ja seurantaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti (henkilötietolaki 8 §).

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakastietoa on kaikki Seuren asiakkaisiin, niiden toimialaan, toimintakenttään ja niiden yhteyshenkilöihin liittyvät tiedot sekä asiakkaan ja Seuren välinen yhteydenpito. Lisäksi asiakastietoihin tallennetaan asiakaskohdetta koskeva palaute sekä asiakkaan antama palaute. Asiakkaan perustiedolla tarkoitetaan kohteen ja yhteyshenkilöiden perustietoja (nimi, yhteystiedot, titteli, rooli organisaatiossa, kohteen yleiskuvaus jne.)

Rekisteriin tallennettuja tietoja voivat muuttaa vain ne Seuren toimihenkilöt, joilla on rekisterin käyttöoikeus. Asiakkaan yhteyshenkilö voi itse muuttaa nimi- ja yhteystietojaan Keikkanetin kautta omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan pääsääntöisesti asiakkaan yhteyshenkilöltä itseltään tai kootusti asiakasorganisaation yhteyshenkilöltä asiakassuhteen käynnistymisen yhteydessä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietojen luovuttamisessa noudatetaan lakeja, asetuksia sekä viranomaisten antamia ohjeita.

8. Tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmiin talletetut tiedot: yksilöidyt käyttöoikeudet (tunnus/salasana) ja normaalit tekniset suojaukset. Laitteisto on erillisessä lukitussa tilassa.  Yksittäiset tietokoneet, joilla henkilötietoja käsitellään, on suojattu salasanoin, ja ne sijaitsevat kulunvalvontalaittein suojatussa toimitilassa.

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, ja rekisteritietoja käsittelevät Seuren toimihenkilöt on määritelty eri tasoisilla henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla riippuen toimihenkilön työtehtävistä. Käyttöoikeus päättyy toimihenkilön siirtyessä tehtäviin, joihin ei sisälly henkilötietojen käsittelyä.

 

Rekisteriseloste, työntekijät

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste
Laatimispvm: 23.8.2005
Viimeisin päivitys: 21.6.2017

1. Rekisterinpitäjä

Seure Henkilöstöpalvelut Oy
Y-tunnus: 0800415-3
Käyntiosoite: Käenkuja 1 B,  00500 Helsinki
Postiosoite: PL 650, 00099 Helsingin kaupunki
Puhelin: 09 310 8810

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tuomas Järvinen, henkilöstöjohtaja
Sähköposti: tuomas.jarvinen(at)seure.fi
Puhelin: 040 722 5244

3. Rekisterin nimi 

Työnhakija- ja työntekijärekisteri
Tietoja ylläpidetään seuraavissa järjestelmissä: Populus, Contactor ja Keikkanetti.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Rekisterissä olevat henkilöt ovat työnhakijoita, työntekijöitä tai entisiä työntekijöitä. Välitämme työntekijöitä asiakkaillemme lyhyt- ja pitkäaikaisiin työsuhteisiin tilaaja-asiakkaiden työkohteisiin. Rekisteriin merkitään asioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Henkilötietoja käsitellään työnhakijan ammattitaidon ja soveltuvuuden arviointiin, kun valitaan henkilöä avoinna olevaan työtehtävään. Henkilötietoja käytetään myös Seuren ja asiakkaana olevan työnhakijan tai työntekijän välisen asiakassuhteen ylläpitämiseen ja hoitamiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Työntekijöiden perustiedot: etunimet ja sukunimi, syntymäaika, lähiosoite, postinumero ja -toimipaikka, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, kansalaisuus, äidinkieli ja muu kielitaito, sukupuoli, työluvan voimassaoloaika, ajokortti sekä tieto siitä, onko henkilö opiskelija.

Perustietojen lisäksi: koulutustiedot, työkokemus, taidot, luvat (esim. lääkelupa, Valvira, potilastietojärjestelmät), toiveet halutusta työstä (työnteon alue, tehtävät, työajat), käytettävyystieto (milloin on käytettävissä tilauksiin), palkanmaksuun liittyvät tiedot (henkilötunnus, tilinumero) sekä Seuren kautta muodostuneet työsuhteet. Jos työtehtävään kuuluu pysyväisluonteisesti ja oleellisesti työskentelyä alaikäisten kanssa, henkilörekisteriin tehdään merkintä siitä, että lain mukainen rikosrekisteriote on esitetty nähtäväksi, ja minä päivänä ote on myönnetty (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002). Lisäksi henkilötietoihin kirjataan tilaaja-asiakkaan ja työntekijän itsensä antamat palautteet. Rekisteritiedoista ilmenee myös, onko työntekijällä oikeus Keikkanetin tunnusten käyttöön (extranet-palvelut).

Rekisteriin tallennettuja tietoja voivat muuttaa vain ne Seuren toimihenkilöt, joilla on rekisterin käyttöoikeus. Työntekijä voi itse muuttaa nimi- ja yhteystietojaan Keikkanetin kautta omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Työhakemus, työhaastattelun yhteydessä hakijan antamat tiedot, koulu-, opiskelu- ja työtodistukset sekä muut todistukset hakijan suostumuksella, suositukset hakijan suostumuksella.

Työkohteista saatu palaute kirjataan henkilötietoihin. Työntekijän ja Seuren toimihenkilöiden välisestä suullisesta ja kirjallisesta viestinnästä kirjataan ne oleelliset asiat, joilla on vaikutusta työskentelyyn Seuressa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietojen luovuttamisessa noudatetaan lakeja, asetuksia sekä viranomaisten antamia ohjeita. Tietoja luovutetaan esim. verottajalle ja eläkevakuutuslaitoksille. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman henkilön antamaa lupaa.

8. Tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmiin tallennetut tiedot: Yksilöidyt käyttöoikeudet (käyttäjätunnus ja salasana) ja normaalit tekniset suojaukset. Laitteisto on erillisessä lukitussa tilassa.  Yksittäiset tietokoneet, joilla henkilötietoja käsitellään, on suojattu salasanoin ja ne sijaitsevat kulunvalvontalaittein suojatussa toimitilassa.

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja rekisteritietoja käsittelevät Seuren toimihenkilöt on määritelty eritasoisilla henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla riippuen toimihenkilön työtehtävistä. Käyttöoikeus päättyy toimihenkilön siirtyessä tehtäviin, joihin ei sisälly henkilötietojen käsittelyä.