Helppoon hommaan tarttuminen – ajankäyttösi pahin vihollinen

Artikkeli on julkaistu 24.02.2019

On isompaa työprojektia, pienempää projektia, nopeasti hoituvia työtehtäviä ja äkillisiä kiireellisiä työtehtäviä. Iltaisin ja viikonloppuisin haluaisi nähdä kavereita ja viettää aikaa puolison kanssa, mutta kesken jäänyt gradu pitäisi saada etenemään. Ehtisipä lukea sen kirjan ja katsoa tuon leffan… Äh, siivous on tekemättä ja sukulaiset tulossa kylään!

To do -listan paisuessa minulla on tapana sen enempää harkitsematta hypätä kaikista kiireellisimmän tehtävän kimppuun, minkä jälkeen lähden suorittamaan tehtäviä helpoimmasta päästä listan lyhentämiseksi. Toisaalta silloin huoli ja epävarmuus laajempien kokonaisuuksien saattamisesta loppuun kasvaa. Entäpä jos kuitenkin käyttäisi toista lähestymistapaa ja panostaisi ajankäytön suunnitteluun? Hyvin suunniteltuhan on puoliksi tehty.

Entäpä jos panostaisi ajankäytön suunnitteluun? 

Eri tehtäviin kuluvan ajan arvioiminen voi välillä olla hankalaa, mutta aikataulusta voi tehdä tarpeeksi väljän. Koska olen joskus taipuvainen hiomaan yksityiskohtia liian kauan, saattaa tehtävän suorittamiseen mennä pidempään kuin olin alun perin ajatellut. Tällöin on järkevää lisätä suunniteltuun ajankäyttöön ainakin ylimääräinen kolmannes: jos luulen siistiväni kylpyhuoneen puolessa tunnissa, varaan siivousta varten 40 minuuttia.

Työelämässä tehtäviä kannattaa aikatauluttaa, jotta ne saa varmasti valmiiksi sovittuun määräaikaan mennessä. Joidenkin tehtävien deadline on kuitenkin itsestä riippumaton, joten aikataulun tulee olla tarpeeksi joustava. Jos tiettyä työprojektia onkin kiirehdittävä, joustovaran avulla vähemmän kiireelliset tehtävät voi siirtää myöhemmäksi. Työssä on hyödyllistä kiinnittää huomiota myös ajankäytön tehokkuuteen.

Pomodoro-tekniikkaa käytän, jos keskittymiseni on hukassa ja minun on vaikea aloittaa tehtävän tekeminen. Ideana on, että tehtävää suoritetaan yhtä kyytiä 25 minuuttia ja sitten pidetään viiden minuutin tauko. Apuvälineenä voi käyttää ajastinta, jolloin ajan kulumista ei tarvitse seurata aktiivisesti. Pomodoron nimikin juontuu usein tomaatin muotoisesta munakellosta. 25 minuutissa tulee pieni kiire, mikä kannustaa tehokkaaseen ajankäyttöön. Tehokkuuden ylläpitämiseksi viimeistään neljännen kierroksen jälkeen pidetään pidempi, noin 20 minuutin tauko.

Keskittymiseni on hukassa ja minun on vaikea aloittaa.

Olen oppinut Pomodoro-tekniikan yliopistokurssilla. Ajanhallinnan taito on erityisen tärkeä opiskellessa, koska opiskelun ja vapaa-ajan raja on häilyvä varsinkin, jos opiskeluun ei liity säännöllisiä tapaamisia ja pakollista läsnäoloa. Vaatii suunnitelmallisuutta ja itsekuria, jotta kursseista saa sellaisia suoritusmerkintöjä, jotka todella kuvastavat omaa osaamista. Miten siis tehdä parhaansa opinnoissa samalla muistaen levätäkin?

Bullet journal ei ole pelkkä trendi-ilmiö.

Yksi hyväksi toteamani keino säädellä ajankäyttöä on bullet journal. Bujoilu ei ole pelkkä tämän hetken trendi-ilmiö. Bullet journaliin voi keskittää elämän eri osa-alueiden tehtävät ja aikataulut, mikä helpottaa ajankäytön kokonaisvaltaista suunnittelua. Esimerkiksi sen sijaan, että kirjoittaisi muistettavat ja suoritettavat asiat hajallaan oleville muistilapuille, kaikki muistutukset voi kirjoittaa bullet journaliin. Parhaassa tapauksessa elämänhallinta paranee, kun bujoilun ottaa pysyväksi osaksi arkea.

Ihan kaiken ajankäytön suunnitteleminen etukäteen ei kuitenkaan ole tavoiteltavaa, saati mahdollista. Välillä on viisasta kuunnella omia tuntemuksia: mitä haluan ja jaksan tehdä tänään? To do -listaa tarkastellessa voi lisäksi pohtia, onko listalla jotain, jonka voisi jättää kokonaan tekemättä.

Elina työskentelee Seuressa viestinnän harjoittelijana.